关于做好2026届毕业生合影照片归档及毕业生名录编印暨校史馆校友展厅完善工作的通知

各学院（书院）、淮河校区：

毕业生班级合影照片是我校广大校友在校学习历程的见证，也是学校声像档案的重要组成部分，具有珍贵的纪念意义和保存价值。为做好2026届毕业生合影照片归档及毕业生名录编印暨校史馆校友展厅完善工作，现将有关事项通知如下：

一、归档范围

（一）2026届毕业生合影照片及声像档案

1.以学院、专业或班级为单位的2026届专科、本科、硕士研究生毕业生（以下统称毕业生）合影照片；

2.其他具有保存价值的2026届毕业生声像档案。

（二）建校以来历届毕业生合影照片及声像档案

1.以学院、专业或班级为单位的建校以来历届毕业生合影照片；

2.其他具有保存价值的建校以来历届毕业生声像档案。

二、归档方式及要求

各学院（书院）、淮河校区应高度重视此项工作，由负责学生工作的领导牵头，安排专人负责，做好毕业生合影照片、声像档案的收集、整理、归档及毕业生名录编印工作。

（一）2026届毕业生合影照片

2026届毕业生合影照片要求为纸质版，照片要保证画面质量，每张面孔清晰可辨。照片正上方应有“信阳师范大学XX学院（书院）XX届XX专业XX班毕业合影留念”字样及摄制时间。背面附合影人员名单文字说明（模板见附件1），合影人员名单要与照片上人员排序相对应。照片文字说明与照片一并塑封。

请各相关单位于2026年6月25日前，填写移交目录（附件3）并由负责人签字盖章，将移交目录纸质版和归档照片送至档案馆二楼西侧档案管理与校史编研科，移交目录电子版发送至邮箱danganguan@xynu.edu.cn。

联系人：郑立梅 杨 帆

联系电话：6391750

（二）2026届毕业生名录材料

2026届毕业生名录照片为电子版，照片需为jpg格式（保持原始像素和尺寸，不进行压缩处理），照片文件命名为“信阳师范大学XX学院（书院）XX级XX专业XX班毕业合影”，请勿将电子版照片直接插入word文档进行提交。

另需附合影人员名单，word格式，内容包括学院（书院）全称、专业名称、班级名称、老师姓名、学生姓名，合影人员名单要与照片上人员排序对应，未拍照的学生姓名应标注在文档末端（模板见附件2）。

请各相关单位于2026年6月25日前，将2026届毕业生照片及合影人员名单电子版文件以“单位+2026届毕业生名录材料”命名，发送至邮箱danganguan@xynu.edu.cn。

联系人：曹慧丽

联系电话：6390802

（三）建校以来历届毕业生合影照片

历届毕业生合影照片要求电子版，为jpg或png格式（保持原始像素和尺寸，不进行压缩处理），文件命名为“XX学院（系）XX届XX专业XX班毕业合影”。

另需附合影人员名单，txt格式（名字与名字之间要空1格，两个字的名字之间不能有空格），合影人员名单即全班人员名单，包括未参加合影人员。

合影照片整理汇总，须按照“【学院（系）名称】—【入学年份】—【专业名称】—【班级】”条目逐级建立文件夹，上级文件夹包含次级文件夹，照片和合影人员名单文档放在对应的【班级】文件夹内。

请各相关单位于2026年7月10日前，将相关材料电子版文件以“单位+历届毕业生合影照片”命名，发送至邮箱398998534@qq.com。

联系人：张 冉

联系电话：6390802

（四）其他具有保存价值的毕业生声像档案

其他具有保存价值的毕业生声像档案，以“单位+毕业生声像档案”命名，发送至邮箱398998534@qq.com。

联系人：张 冉

联系电话：6390802

未尽事宜，请与档案馆相关科室联系。

附件：

1.合影人员名单文字说明格式

2.毕业生名录模板

3.信阳师范大学毕业生合影照片移交目录

档案馆

2026年6月5日